Nieuws

Meer grip op de administratieve diensten

De relatie tussen traditionele administratiekantoren en primair onderwijsorganisaties staat onder druk. Dit uit zich in twee verschillende stromingen. Een deel van de bestuurders zoekt steeds meer naar partnerschap van het administratiekantoor. Geen operationeel uitvoerder dus, maar een strategisch adviseur. Dit vraagt andere expertise van het administratiekantoor. Geen aanbodgericht pakket met wat mogelijk is. Eis is juist een partner die naast de operationele uitvoering ondersteunend is bij de strategische en tactische werkzaamheden. Een adviseur die feilloos de belangrijkste stuur- en kengetallen weergeeft en analyseert.

De tweede stroming van bestuurders kiest een andere weg door inbesteding van met name de strategische en tactische administratieve werkzaamheden. Hiervoor werven ze specialistische adviseurs die in staat zijn de bestuurders van de juiste sturingsinformatie te voorzien. Voor de operationele werkzaamheden zijn deze bestuurders vooral op zoek naar ‘handjes’. Een operationeel dienstverlener dus.

Voor beide stromingen geldt, dat de tevredenheid over de huidige geleverde kwaliteit van de administratiekantoren onvoldoende is. Hierdoor heroverwegen veel bestuurders momenteel de relatie met hun administratiekantoor. Wat zijn de opties? Doormodderen op de ingeslagen weg. Een nieuw administratiekantoor selecteren. Of de administratie geheel of gedeeltelijk zelf uit gaan voeren. Een lastige kwestie, zeker omdat ook de huidige softwaremarkt niet klaar is voor de strategische vragen van bestuurders.

Voorwaarde voor het tot stand brengen van een kwalitatief hoogwaardige administratie is het op orde brengen van de eigen organisatie. Te vaak ziet Anculus in de praktijk dat rollen, taken en bevoegdheden onvoldoende duidelijk zijn. Dat gekozen workflows niet bij de noodzakelijke medewerkers bekend zijn. En dat bijvoorbeeld mutaties niet worden verricht zoals afgesproken. Belangrijk is dat interne processen op papier staan en uitgedragen en nageleefd worden. Pas dan is het mogelijk kwaliteit te bereiken en deze kwaliteit ook van het administratiekantoor te eisen.

Het opstellen van een programma van eisen is een eerste stap naar een Europese aanbesteding. Samen met u analyseert Anculus de huidige situatie. Er wordt in kaart gebracht welke diensten afgenomen worden en welk wensenlijstje voor de toekomst uw bestuur heeft. Welke taken zijn er? Wie heeft welke rol daarbij? Centraal of decentraal? Wat doet uw bestuur zelf en wat besteedt uw bestuur uit? De antwoorden op deze vragen zijn sturend voor de vormgeving van het programma van eisen. U kunt ervoor kiezen om werkzaamheden tot op detailniveau te beschrijven. U kunt er ook voor kiezen juist de partnerschapsrelatie te belichten en te beschrijven wat deze relatie voor beide partijen inhoudt.

Met de keuze van de gunningcriteria geeft u prioriteiten aan. Is de helpdesk voor u zeer waardevol, dan kan het interessant zijn om de helpdeskmedewerkers hun werkwijze te laten presenteren. Bent u juist geïnteresseerd in de vormgeving van de webportal? Dan laat u de beoordelingscommissie een aantal onderdelen toetsen in de portal. Er is een breed scala aan mogelijkheden om uit te kiezen wat passend is voor uw organisatie.

Wilt u meer informatie over inbesteding of uitbesteding van de administratieve diensten? Neem dan geheel vrijblijvend contact op met een van onze specialisten.




Nieuws archief